В 2021 году Россия начала процесс перехода на электронные трудовые книжки. Судя по разъяснениям Пенсионного фонда, цифровизация трудовых отношений сулит массу преимуществ, от сведения к минимуму числа ошибок при заполнении трудовой книжки до упрощения ее восстановления в случае утраты. Правда, уже работающие граждане вовсе не обязаны переходить на электронную трудовую книжку.
Что лучше? Плюсы и минусы перехода с бумажных на электронные трудовые книжки →
Это обязательно лишь для молодых соискателей, которым предстоит заключить первые в их жизни официальные трудовые отношения в 2023 году. При этом любой уже трудоустроенный гражданин вправе подать заявление на выдачу электронной трудовой книжки.
“Бумажная” трудовая книжка, подтверждающая факт существовавших прежде трудовых отношений, также сохранит свою силу после выдачи “цифрового” документа, в нее будут вноситься новые сведения о трудовых заслугах.
Добровольная цифровизация
Поскольку переход на электронную трудовую книжку в 2023 году – дело добровольное, право выбирать тот или иной формат фиксации трудовых отношений принадлежит в настоящее время самим работающим гражданам.
Все работодатели были обязаны в срок до 30 июня 2021 года известить своих сотрудников об этой возможности, оповестив их о равноценности обоих документов и о возможности иметь сразу два вида трудовых книжек. Крайний срок предоставления работниками таких заявлений – 31 декабря 2021 года.
Если сотрудник не подает такого заявления в условленный срок, считается, что он подтвердил свой отказ по умолчанию. Его наниматель по-прежнему продолжает вести его бумажную трудовую книжку. Если работник не смог предоставить такого заявления по уважительной причине, например, из-за нахождения в отпуске или по болезни, эта возможность продляется на 2023 год.
Кто оповещает Пенсионный фонд
Сам наемный сотрудник не обязан обращаться в Пенсионный фонд. С его стороны достаточно составленного в произвольной форме заявления о желании получить цифровую трудовую книжку, адресованную его работодателю.
Образец заявления №1
№1
Образец заявления №2
№2
А вот работодатель оповещает об этом выборе Пенсионный фонд путем подачи отчета по форме СЗВ-ТД. Эти отчеты предоставляются за месяцы, когда происходили изменения в кадровом составе или когда хотя бы один сотрудник компании подал заявление о выдаче электронной трудовой книжки.
Отчеты такого рода должны быть отправлены в Пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца. Начиная с 1 января 2023 года сроки предоставления в Пенсионный фонд сведений такого рода меняются. Их придется предоставлять не позднее чем на следующий день после отдачи приказа о найме или увольнении сотрудника.
Новые обязанности не слишком радуют нанимателей, хотя процесс подачи отчетности упрощен по максимуму и не требует бумажной волокиты (формирование отчетов производится с помощью программного обеспечения, которые предоставляют основные разработчики бухгалтерских программ).
Многие из руководителей предприятий малого и среднего бизнеса так и не разобрались до сих пор, насколько обязателен этот переход для уже трудоустроенных сотрудников и опасаются, что добровольный порядок может стать принудительным. Они опасаются не уложиться в жесткие сроки предоставления отчетности, особенно начиная с 2023 года.
С другой стороны, переход к цифровым трудовым книжкам избавляет от дополнительных хлопот в случае этого документа. Сегодня, если бумажная книжка утрачена по вине работодателя, обязанности по ее восстановлению должен выполнить он сам.
Потерял трудовую книжку! Что теперь делать и как восстановить записи через ПФР →
Также меньшей становится и вероятность ошибки при заполнении документа. Это преимущество не устраивает лишь недобросовестных ловкачей-бизнесменов, привыкших “подчищать” трудовые книжки, не говоря о тех, кто делает бизнес на предоставлении и заполнении фиктивных “трудовых”.
